Devrik Cümleler Kurmayın, Gramer Kurallarına Dikkat Edin!
İngilizce dilinde iş maili yollayacaksanız eğer çok önemli bir husus!
Mailde kullanacağınız cümlenin kurallı bir cümle olmaması yani özne ya da nesnesinin ne olduğu veya hitabınn kime olduğu belli olmayan cümleler kullanmaktan kaçının! Mailinizde özenli bir kullanın ve aceleye getirilmiş bir mailden ziyade dikkat ederek kurallı cümleler kurmaya özen gösterin. Ne kadar dikkatli bir mail yollarsanız karşı taraf o kadar ciddiye alacaktır. Gramer konusunda kurallara bağlı kalmaya dikkat edin.
Açık ve Net Olun!
Konudan sapmadan , konuya bağlı kalarak çok dallandırıp budaklandırmadan net bir şekilde laf karışıklıkları oluşturmadan niçin mail yolladığınızı, talep ve amacınızı gösteren açık ve net olarak mailinizi yollayın. Kuracağın konudan bağımsız cümleler karşı tarafta farklı anlamlar aramaya kadar yol açabilir. Örneğin konudan bağımsız söylediğiniz bir söz, burada neyi kastediyor başka bir sorun mu var gibi negatif fikirler üremesine sebebiyet verebilir. Karşı taraftaki insanın da yoğun olabileceğini hesaba katarsak mailinizin çok uzatmadan net bir şekilde amacına ulaşır şekilde olması çok önemli!
Feedback Al!
Yazdığınız e-postalar hakkında geri bildirim almaya çalışın. Bu, İngilizce Öğretmeninizden veya İngilizcesi iyi düzeyde olan tanıdığınız birinden olabilir.
Aldığınız tüm e-postalarda İngilizceyi öğrenin. İyi yazılmış bir e-postaysa, kullanılan dillerden bazılarına dikkatlice bakın. Etrafınızda duyduklarınızdan veya okuduklarınızdan bir dizi kelime öbeği toplayarak kendi cümlelerinize başlayın; gelecekte faydalı olabilirler.
Resmi Bir Dil Kullanın ve Nazik Cümleler Barındırın!
Mailinizdeki cümleler tamamiyle resmi olsun fakat kibarlığı da mutlaka eksik etmeyin. Resmi maillerde senli benli ifadelerden ziyade siz hitabetini kullanmaya özen gösterin.
Hello kullanmaktan kaçınarak Dear … veya Mr. … gibi giriş yapabilirisiniz.
Thanks gibi ya da günlük hayatta kullandığınız Have a good day yerine ise Best regards ile mailinizi tamamlayabilirsiniz.
Soru soracaksanız ise informal olan Can you yerine ise formal ifade olan Could you kullanarak sorunuzu şekillendirebilirsiniz.
Pozitif Olmayı İhmal Etmeyin
Pozitif anlam barındıran kelimeleri kullanın: Yararlı! Güzel Soru! Aynı Fikirdeyim! Birlikte! Elimden Gelenin En İyisini Yapacağım!
Şimdi Negatif Anlam Barındıran Kelimelere Bakalım: Meşgulum! Kriz! başarısızlık! Unut Gitsin! Yapamam! Bu İmkansız! İsraf! Zor !
Kullandığınız kelimeler sizin hayata karşı tavrınızı gösterir, bu yüzden sözlerinizi seçerken dikkat edin.
Kurduğunuz Kelime veya Cümle Kalıplarına Dikkat!
Kuracağınız cümle kalıplarının doğruluğunu mutlaka kontrol edin. Kelimelerin yazılışlarını da kontrol ederek yazmalısınız. Bazen kelime de bir harfin değişikliği anlam değişikliğine sebebiyet vererek konu bütünlüğünü bozabilir. Yanlış anlaşılarak farklı sonuçlar doğurabilir. Mailinizi yazdıktan sonra mutlaka son kontrollerinizi yapmanız gerekir. Baştan sonra okuyarak eksik veya yanlış yerleri düzelterek eksiksiz bir şekilde gönderebilirsiniz.
Advice kelimesi tavsiye manasına gelirken, Advise ise öğüt verme manasındadır. Tavsiye yerine öğüt vermeniz cümlenin anlamını değiştirebilir.
İngilizce İş Maili Nasıl Yazılması Gerekir?
İngilizce olarak mailinizin nasıl yazılacağını ve dikkatli olmanız gereken hususlardan bahsettik.
İş mailinizi yazarken sıkça kullanılan kalıplardan bahsedeceğiz ve bu yöntemlerle size faydalı olmasını sağlayabilirsiniz.
Hitaplar
Mail yazarken ilk kısım giriş kısmıdır ve girişi kişinin cinsiyetine göre veya cinsiyetini bilmiyorsanız genel bir hitap ile yazabilirsiniz. Sayın ifadesini kullanıp isim ve soy isim ya da yalnızca soy isim veya beyefendi / hanımefendi hitaplarını kullanabilirsiniz.
Dear Mr. Jackson, Sayın Jackson Bey, (erkek)
Dear Sir/Madam, Sayın beyefendi/hanımefendi,
Dear Miss Hughes, Sayın Hughes Hanım, (bekar kadın)
Dear Patrick, Sayın Patrick,
Dear Daniel Rose, Sayın Daniel Rose,
Dear Moore, Sevgili Moore,
To whom it may concern, İlgili kişiye,
Mailinizin Sebebi
Girişte hitaptan sonra ise mailinizin asıl yazma sebebine gelebilirsiniz.
“I am writing to” kalıbından sonra
tell you about” ile devam ederseniz konu hakkında bahsedeceğiniz cümleye giriş olarak başlayabilirsiniz.
you regarding” ile devam ederseniz konu üzerine yazacağınız ifade olarak kullanabilirsiniz.
inquire / enquire about” hakkında bilgi alacağınız kısım için kullanabilirsiniz.
in connection with” bağlantılı olarak yazdığınız konudan bahsebilirsiniz.
Talepler, Bilgilendirme ve Onaylama
İletinizin sebebini açıkladıktan sonra gelişme bölümünde ise istekleriniz, bilgilendirmeler ve detaylardan bahsetmeniz gerekir.
Would/Could you please send me” kalıbıyla gönderilmesini istediğinizi talep edebilirsiniz.
I look forward to hearing from you” ile yanıtı sabırsızlıkla beklediğinizi ifade edebilirsiniz.
Kapanış için ise saygı ifadelerini belirterek sonlandırabilirsiniz.
“Regards, Best regards, Yours faithfully, Yours sincerely” ifadeleriyle saygı ifadelerini kullanabilirsiniz.
Thanks in advance” ile Şimdiden teşekkür ederim kalıbını kullanabilirsiniz.
Thank you for your interest” ile ilginiz için teşekkür ederiz kalıbını kullanabilirsiniz.